Como o Kanban pode agilizar sua empresa?

Introduzido na década de 50 na Toyota, por Taiichi Ohno, a metodologia Kanban surgiu com o objetivo de melhorar a produção com base em processos just-in-time e escaláveis. Décadas depois, mais especificamente em 2005, uma aplicação nova e inovadora do Kanban ganhou destaque nos processos de desenvolvimento de software.

Hoje o método é conhecido por ser uma ferramenta de gerenciamento de produtividade norteado por dois princípios: o visual e o tempo real. Além disso, baseia-se na abordagem Lean, a qual diz respeito à melhoria contínua dos processos.

Aprenda, neste artigo, mais sobre esse framework de gestão ágil.

O que é Kanban?

O Kanban surgiu na indústria, mas atualmente é adotado como método para melhorar os processos de trabalho, aumentar a produtividade, tornar a gestão de tarefas mais eficiente e garantir a qualidade do produto acabado ou do serviço realizado, em vários setores. Por ser considerado um método ágil, torna os processos muito mais flexíveis.

O método parte de três princípios. O primeiro diz que devemos limitar a quantidade de trabalho em andamento (work in progress). Isso ajuda equipes a serem mais equilibradas e não se comprometerem com mais de um trabalho por vez (ou com mais do que conseguem realmente dar conta).

O segundo princípio trata de dar andamento ao fluxo. Explicando melhor, sempre que algo for concluído parte-se para a atividade seguinte, a qual está em primeiro lugar na lista de pendências.

O terceiro nos diz que o fluxo de trabalho deve ser facilmente visualizado a fim de que todos consigam saber em que fase está um projeto, quais tarefas estão sendo realizadas e quem são os responsáveis por elas. Em suma, possibilita, de forma rápida e precisa, uma visualização do status do projeto.

Como veremos ainda neste artigo, as tarefas são divididas em etapas que avançam uma após a outra. Por esse motivo, existe um slogan em inglês que é associado ao Kanban: “stop starting, start finishing” (“pare de começar, comece a terminar”). Ou seja, ao invés de começar várias tarefas paralelamente – o famoso multitarefas – o método requer foco em uma etapa por vez, exigindo a conclusão de uma atividade para que outra seja exercida.

Quem pode utilizar o Kanban?

A “beleza” do Kanban é sua fácil integração. Por ser um sistema que se adapta facilmente e cujo funcionamento também é fácil de ser compreendido , qualquer tipo de negócio pode se beneficiar ao utilizar o método.

Essa facilidade de integração é uma das vantagens da aplicação da metodologia em grandes empresas. Como elas costumam já ter muitos processos criados há algum tempo, o Kanban pode ser rapidamente configurado para se adequar e integrar a eles. Já para equipes pequenas a metodologia ajuda a dar mais estrutura aos processos de trabalho.

Além disso, o sistema pode muito bem ser adotado por quem está começando um negócio ou é autônomo, uma vez que ajuda na organização de tarefas.

Como o Kanban funciona?

Em primeiro lugar, para entender como o Kanban funciona é importante destacar que existem cinco boas práticas a serem levadas em consideração:

• Visualização: o Kanban é um método visual de gestão à vista. Esse é o motivo pelo qual utilizar o sistema significa, essencialmente, ter uma visualização do fluxo de trabalho de modo a garantir que todos entendam o status do projeto.
• Número de tarefas em andamento é limitado: o método funciona por etapas e cada uma delas pode conter apenas um número máximo de tarefas ao mesmo tempo. Esse número varia, pois é definido segundo as capacidades da equipe.
• Gerenciamento do fluxo: para garantir fluidez no trabalho, é fundamental monitorar as atividades em cada etapa.
• Padrões do processo devem ser claros: o sistema Kanban é fácil de ser compreendido e cada equipe pode criar suas próprias regras. Contudo, destacamos que essas regras precisam ser transmitidas de forma clara para que cada membro do time compreenda o que precisa ser feito.
• Identificar oportunidades de melhoria: um dos objetivos do Kanban é melhorar a qualidade do produto ou serviço. Sendo assim, a equipe precisa sentir-se livre para discutir um problema que está enfrentando e, juntos, os membros poderão encontrar melhorias a serem implementadas.

O passo a passo

Kanban significa “rótulo” ou “etiqueta”, em japonês. Portanto, o método funciona em um sistema de cartões ou etiquetas que correspondem, cada um, a uma atividade.

Esses cartões vão se movendo de uma coluna a outra conforme o processo avança. Para isso, no Kanban as tarefas são divididas em uma tabela de acordo com seu estado, como por exemplo, por meio das colunas: a fazer, em andamento, concluído. Hoje em dia existem programas (como o Trello) que podem ser utilizados para adotar o método.

Apesar de contar com a tecnologia, empresas costumam ter quadros Kanban em suas paredes e utilizando post-its. Dessa forma, cada membro da equipe sabe rapidamente o que fazer e onde está o trabalho dos outros. Perceba que além de uma melhor comunicação, a técnica proporciona uma visão clara de toda a cadeia produtiva e do andamento das tarefas, facilitando a identificação de bloqueios e emergências, além de enfatizar a colaboração.

A quantidade de colunas varia de acordo com as etapas que possuem um projeto. O importante aqui é entender que uma atividade só avança para a próxima coluna quando é concluída, e que, além disso, deve-se atentar para o número de tarefas sendo realizadas em uma mesma etapa (a qual também depende do número de profissionais envolvidos, conforme alertamos no tópico acima).

Concluindo

O Kanban é um método simples de ser utilizado e que pode ser adotado em empresas de todos os portes e nas mais variadas situações. Dentre suas vantagens estão a melhoria constante do fluxo de trabalho, o reforço da transparência, a comunicação mais assertiva, melhora contínua, facilidade de visualização do status de projetos e, principalmente, a eliminação da microgestão (já que o quadro deixa visível para todos quem é responsável pelo o quê).

Como procuramos mostrar, o sistema também possibilita a rápida detecção de problemas, para que ações corretivas possam ser efetuadas. Por fim, destacamos que a abordagem é super flexível, pois tarefas podem ser suspensas ou adiadas para que pontos de bloqueio, ou outras tarefas mais urgentes, sejam gerenciadas.

Você já conhecia o Kanban? Caso tenha tido alguma experiência com o método, deixe um comentário e conte para nós.

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Créditos imagem principal: Unsplash por airfocus.

Créditos imagem texto: Pixabay por Gerd Altmann.